Hvordan det fungerer
Fra første henvendelse til booket møte i fire steg. Bygget for stabil drift, tydelig kvalifisering og forutsigbare resultater — uansett om det kalles befaring, konsultasjon eller vurdering.
1. Henvendelse kommer inn
Kunden tar kontakt via nettside eller chat. Prosjektflow svarer umiddelbart og starter en strukturert dialog.
- Dialog uten kontaktskjema
- Strukturert behovsavklaring
- Alltid tilgjengelig, 24/7
2. Filtrering og kvalifisering
Systemet avklarer om jobben matcher ønsket størrelse, omfang og gjennomførbarhet.
- Verifiserer omfang og kompleksitet
- Sjekker budsjett mot minimumsverdi
- Filtrerer bort henvendelser under terskel
3. Booking i kalender
Når jobben er kvalifisert, bookes møte direkte i kalenderen med komplett grunnlag.
- Sjekker tilgjengelighet i kalenderen
- Booker tidspunkt som passer begge parter
- Full informasjon følger møtet
4. Du tar over
Du møter kunden med riktig jobb, riktig forventningsnivå og all informasjon du trenger.
- Kvalifisert kunde med budsjett
- Kompleksitet og omfang avklart
- Møtet brukt på reelt salgsarbeid
Prosjektflow er laget for større jobber der du må møte kunden først. Feil henvendelser stopper før de når deg.
Se live demoSamtaleeksempler
Slik håndterer systemet både kvalifiserte og ukvalifiserte henvendelser
✓ Innenfor område
✓ Realistisk timing
✓ Møte booket i kalender
✓ Høflig avslag
✓ Ingen møte booket
Hva skjer hvis kunden forsvinner midt i dialogen?
Prosjektflow følger automatisk opp kvalifiserte henvendelser, slik at riktige jobber ikke faller bort på grunn av stillhet eller manglende svar.
Automatisk oppfølging etter 4 timer
Hvis dialogen stopper eller kunden ikke svarer på forslag til møte, sender systemet en høflig oppfølging. Samtalen tas opp igjen uten at du trenger å gjøre noe.
Ny oppfølging etter 24 timer
Hvis det fortsatt ikke kommer svar, sendes en ny melding med alternative tidspunkter. Målet er å avklare om møte fortsatt er aktuelt.
Varsling til deg etter 72 timer
Hvis kunden fortsatt ikke har svart etter tre dager, får du beskjed om at en kvalifisert henvendelse ikke er ferdig booket. Du velger selv om du vil ta personlig kontakt eller avslutte dialogen.
Resultat: Mange kvalifiserte henvendelser som ellers ville forsvunnet, ender med booket møte gjennom automatisk oppfølging. Resten har du full oversikt over.
Kvalitetssikring og løpende oppfølging
Prosjektflow overvåkes kontinuerlig for å sikre stabil drift, riktig kvalifisering og høy kvalitet på bookede møter.
Samtalelogg og sporbarhet
Alle samtaler og hendelser logges, slik at kvalitet kan kontrolleres og eventuelle avvik kan gjennomgås i etterkant.
Løpende forbedring
Dialoger og utfall brukes til å justere flyt, spørsmål og kriterier over tid, slik at systemet treffer bedre på riktige jobber.
Oversikt og rapportering
Du får innsikt i henvendelser, hva som filtreres bort og hvilke jobber som faktisk blir booket som møter.
Justerbare kriterier
Terskelverdier, tjenester og avgrensninger kan justeres når behov eller kapasitet endrer seg.
Feilhåndtering og varsling
Hvis noe ikke fungerer som det skal, blir det fanget opp og fulgt opp. Ingen stille feil og ingen tapte bookinger.
Menneskelig kontroll ved behov
Kritiske eller uklare tilfeller kan gjennomgås manuelt for å sikre korrekt håndtering.
Klar for å se Prosjektflow i praksis?
Book en gratis demo og få en gjennomgang av hele flyten.
Snakk med oss